Google Forms & Google Drive

Google Forms

แบบสอบถาม

แบบตอบกลับ

วิธีการใช้ Google Form
Form ใน Google Drive เป็นการสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการคำตอบจากผู้ตอบ เพราะการทำงานของ Form นั้นเมื่อเราทำการส่งไปถึงผู้รับ โดยให้ผู้รับตอบและส่งคำตอบกลับมา เราจะสามารถรู้ว่าผู้ที่ตอบแบบฟอร์มได้เลือกคำตอบ หรือตอบอะไรบ้าง แต่ผู้ที่ตอบแบบสอบถามจะไม่รู้ว่าคำตอบที่ตัวเองตอบนั้นผิดหรือถูก ซึ่งประโยชน์นี้สามารถนำไปใช้ได้กับการทำแบบสอบถามออนไลน์ในองค์กร แบบสอบถามความพึงพอใจในองค์กร หรือการทำข้อสอบออนไลน์ก็สามารถทำได้เช่นกัน ซึ่งการเก็บข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นคำถามและคำตอบของผู้ตอบ ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่ Drive ของเราโดยอัตโนมัติและถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ Spreadsheet ซึ่งการสร้างแบบสอบถามออนไลน์สามารถทำได้ดังนี้
1. Login เข้าสู่ระบบ Google Apps Business ด้วย Username และ Password
2. เลือกเมนู Drive เลือก "เพิ่มเติม" > "Google ฟอร์ม"

3. จากนั้นจะแสดงหน้าต่างให้เราตั้งชื่อแบบ ฟอร์ม ให้ตั้งชื่อแบบ ฟอร์ม และเลือก ธีม ของ ฟอร์ม ที่เราต้องการ จากนั้นกด "OK"

4. ต่อไปจะแสดงหน้าต่างให้สร้างแบบฟอร์ม ซึ่งจะมีทั้งหมด 2 ส่วน ได้แก่
ส่วนเขียนคำถามในแบบฟอร์ม ก็จะให้เราใส่คำถามที่เราต้องการถาม
ส่วนยืนยัน คือส่วนที่ให้เรากำหนดยืนยันการบันทึกของข้อมูลหรือการอนุญาติให้ส่งลิงค์ตอบกลับ

5. จากนั้นในส่วนของการสร้างคำถามจะประกอบด้วย
หัวข้อคำถาม คือ คำถามที่เราจะถาม
ประเภทคำถาม คือ รูปแบบคำตอบที่ต้องการ
ในส่วนของ ประเภทคำถาม ก็มีให้เลือกหลายแบบ ตามรูปแบบที่ต้องการคำตอบ ในที่นี้ขอเลือกเป็น "เลือกจากรายการ"

6. จากนั้นก็กด "เสร็จ" เพื่อเสร็จในการสร้างคำถามในเเต่ละข้อ

7. จากนั้นเมื่อเราจะสร้างคำถามต่อไปก็ให้เลือก เพิ่มรายการ ก็จะปรากฏรูปแบบคำถามขึ้นมา ก็ เลือกตามที่ต้องการ

8. จากนั้นก็จะได้คำถามทั้งหมดแบบนี้ที่เราสร้างขึ้นมา

9. หรือหากเราต้องการแก้ไขก็สามารถทำได้ ดังรูป

10. ในส่วนของ ข้อความยืนยัน คือส่วนที่เราเขียนข้อความคำเชิญ ที่จะถูกส่งไป ยังผู้ที่ เราเชิญให้เข้ามาตอบแบบฟอร์มของเรา เมื่อเขียนเสร็จแล้วก็กด "ส่งฟอร์ม" เพื่อที่กำหนดที่อยู่ อีเมล์ของผู้ที่เราต้องการที่จะส่งแบบ from นี้ไปให้

11. จากนั้นจะแสดงหน้าต่างๆ ที่เราต้องการที่จะเผยแพร่ ซึ่งจะเอาลิงค์นี้ไปให้คนใน องค์กรหรือ แชร์ผ่าน Social Network หรือกำหนดบุคคลที่เราต้องการส่งแบบฟอร์มนี้ให้ จากนั้นกด " เสร็จ "
เราสามารถเเชร์ให้บุุคคลในองค์กรเราเข้ามาร่วมแก้ไขในแบบ ฟอร์ม นี้ของเราได้โดยเลือก " เพิ่มผู้ทำงานร่วม "

12. นอกจากนี้แล้วเรายังสามารถกำหนดได้อีกว่าเมื่อมีผู้ตอบกลับมาแล้ว จะให้คำตอบอยู่ที่ไหน โดยเลือกที่ "การตอบกลับ" > "เปลี่ยนแปลงทางการตอบกลับ"

13. จากนั้นกำหนด โดยเลือกว่าจะให้สร้าง สเปรดชีตใหม่ หรือ สเปรดชีตเดิมที่มีอยู่ แล้ว ซึ่งในที่นี้ก็ให้เลือกเป็น สเปรดชีตใหม่ จากนั้นก็ตั้งชื่อของ สเปรดชีต

14. และเมื่อมาดูใน Drive ของเราก็จะเห็นไฟล์ที่จัดเก็บข้อมูลตอบกลับสร้างขึ้นมาให้เราอีก 1 ไฟล์

Google Drive

โฟล์เดอร์

การใช้งาน Google Drive
1.การเข้าถึง Drive
- เข้าถึงได้จาก http://drive.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแล้ว ที่เมนู Google Apps เลือก "Drive"

- จะปรากฏหน้าจอ Drive

2. การอัพโหลดไฟล์
แค่ลากไฟล์หรือ folder จากเครื่องคอมพิวเตอร์มาวางที่ panel ก็จะเป็นการ upload ไฟล์เข้า drive ทันที

จากนั้นระบบจะทำการอัพโหลด ให้รอจนกว่าจะขึ้นว่า Uploads completed จะปรากฏไฟล์ที่ panel ของ drive

3.การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
-คลิ้กเลือกไฟล์ หรือ folder ที่จะทำการแชร์ แล้วกดสัญลักษณ์ "share"

-กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับการแชร์ ดังนี้
1. กรอก Email ของผู้ที่ต้องการแชร์ (คนเดียวหรือจะแชร์หลายคนก็ได้ /email อื่นๆนอกเหนือจาก gmail ก็ได้ )
2. กำหนดสิทธิ์ให้สามารถแก้ไขเอกสารได้ หรือดูได้อย่างเดียว
3.กรอกรายละเอียดเพิ่มเติม แล้วกด send

เมื่อทำการแชร์เสร็จเรียบร้อยแลว้สัญลักษณ์ของโฟลเดอร์นนั้จะเปลี่ยนไป

ก่อนแชร์หลังแชร์ 

ของไฟล์จะปรากฏสัญลักษณ์ หลังชื่อไฟล์

- บุคคลที่เราทำการแชร์ (ต้องมี account บน gmail) จะเห็นเอกสารปรากฏใน Drive ของเขา ที่หัวข้อ "Shared with me"

4.ใช้งาน Google Drive ผ่าน application บน PC/Notebook
google จัดเตรียม application สำหรับติดตั้งลงบน pc/ Notebook เพื่อความสะดวกต่อการใช้งาน โดยผุ้ใช้งานสามารถเพิ่มไฟล์ลงไดรฟ์จากคอมพิวเตอร์พีซีได้
- การติดตั้ง Google Drive บนเครื่องคอมพิวเตอร์
หลังจากที่เข้าใช้งาน Google Drive ได้แล้วให้คลิกสัญลักษณ์ "ฟันเฟือง" แล้วคลิก "Download Drive"

-จากนั้นจะเข้าสู่หน้าจอการดาว์นโหลดโปรแกรม ให้คลิ้ก "ดาวน์โหลดสำหรับคอมพิวเตอร์พีซี"

-เลือก "ยอมรับและติดตั้ง"

-ระบบจะทำการดาวน์โหลดเองอัตโนมัติ เสร็จแล้วคลิกที่ googledrivesync.exe ด้านซ้ายล่างเพื่อทำการติดตั้ง (นอกจากนี้ยังสามารถดาว์นโหลด app เพื่อติดตั้ง ipad/ iphone /แอนดรอยได้ คลิ้กที่ดาวน์โหลดแอป)

-รอจนกว่าการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์

-โปรแกรมจะเข้าสู่หน้าจอแนะนำการใช้งาน กด "get started"

-กรอกข้อมูล email

-เลือก Organizational google apps Account

-กรอกข้อมูล password

-โปรแกรมแนะนำว่า ให้เพิ่มไฟล์-folder ลงใน folder google drive ให้คลิ้ก "next"

-โปรแกรมแนะนำให้ download application "google drive" สำหรับมือถือ-แทปเลต ซึ่งจะสามารถเข้าถึง drive ได้ทุกๆ อุปกรณ์ ให้คลิ้ก next

-โปรแกรมแนะนำการแชร์ไฟล์ ให้คลิ้ก next

-เสร็จสิ้นการตั้งค่าให้คลิ๊ก"Done"

-ที่หน้าจอ desktop จะปรากฏ "Google Drive" short cut

-เมื่อดับเบิ้ลคลิ้ก short cut "Google Drive" จะปรากฏไฟล์ที่อยู่บน drive ของเรา

ซึ่งจะสามารถบริหารจัดการไฟล์-folder เพิ่มไฟล์ ลบไฟล์ โปรแกรมก็จะทำการ sync ข้อมูลบน drive ให้เหมือนไฟล์บนเครื่อง pc เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องสำรองไฟล์ (backup ข้อมูล) บ่อย ๆ

-สำหรับการแชร์ไฟล์ใน drive บน pc ก็สามารถทำได้ โดยเลือก ไฟล์-folder แล้วคลิ้กขวา เลือกเมนู "google drive" -> "share" โดยมีกระบวนการคล้าย ๆ การแชร์บน browser